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Informatiom

研究室ファイル: 電子メールの書き方  
執筆者: wataru
発行日付: 2007/5/10
閲覧数: 5641
サイズは 6.20 KB
印刷用ページ 友達に教える
 

電子メールの書き方

    はじめに

      今は,携帯電話からも電子メール(以下メール)を出すことができ,日常生活において便利なものになってきています.しかし,同じメールというくくりではありますが,携帯で用いるメールとパソコンで用いるメールとでは,マナーが異なります.特に,パソコンで用いるメールは,友達に出すメールだけでなく,仕事関係や就職活動関係で用いることも多く,マナー違反に気づかない状態では,知らないうちに相手に不快感を与えてしまったりします.

      このページでは,基本的なマナーについて紹介します.

      携帯電話のメールとの違い

        携帯電話の場合,パケットごとに課金されることが多く,長いメールを出すのは,嫌われます.また,アドレス帳に登録しておけば,誰から来たメールかすぐにわかります.

        しかし,パソコンのメールは,手紙の一種です.用件だけを送るのは,あまりにも無粋です.また,送信元は,自己申告ですので,ちゃんと名乗らないと,偽のメールと思われます.

        例えるなら,企業の取引先の人と挨拶するときに,ちゃんと挨拶できないようなものです.これが相手にどういう印象を与えるか考えましょう.


    HTML形式のメールは送らない

      テキスト形式のメールで送りましょう.残念ながらWindowsに標準のメーラであるOutlookExpressでは,最初の設定では「HTML形式」の設定になっています.「テキスト形式」に変更しましょう(変更方法はあとで述べます).

      HTML形式が嫌がられる理由

      • 読めないメーラがある
          相手のことを考えずに,一方的にメールを送りつけたことに なります.
      • 添付ファイルが嫌われる
          HTML形式のメールは,本文が添付ファイルとして相手に届き ます.この場合,受け取った側には,ウイルスの危険性が あるため,展開をためらいます.メーリングリストによって は,HTML形式のメールをすべて拒否するところもあります.
      • HTML形式のウイルスが存在する
          新規ウインドウを多数開いて,パソコンを使えなくするなど, ブラウザクラッシャ(ブラクラ)や,ブラウザの脆弱性を狙った HTMLファイルなどがあります.
      • データ解析が行える
          例えば,外部webページの画像を表示させることができます. そして,画像のアクセスログを見れば,あなたがいつどのマシ ン(IP)から接続したかわかります.つまり,いつメールを見た かを知ることができます.うーん.ストーカーですね.

      OutlookExpressで設定を変更

        「ツール(T)」の「オプション(O)」を選びます.

        「送信」のタブの「メール送信の形式」を「HTML形式(H)」から「テキスト形式(P)」に変更し「OK」を押します.


    最初に相手の所属・氏名を書く

      メールは,全世界へ送ることができ,また全世界から届きます.誰に送るメールか,最初に明らかにしましょう.特に,最近はSPAMメールが多い時代です.無差別に送っているメールと思われると,本文も読まれずにゴミ箱行きにされますよ.

      また,企業などでは,同姓の人が別にいたりします.間違えていないかどうかの確認にもなります.先に所属していた人が,名字のアカウントを使っているとは限りません.

      例えば,電子情報学科の場合,kimura@rins アカウントは,木村昌先生のアドレスになります.木村睦先生は,mutsu@rinsだったりします.

      相手の所属・氏名を書いた後は,自分の所属・氏名も忘れずに書いて,ちゃんと名乗りましょう.メールアドレスだけでは,誰からのメールかわかりません.

      ○○大学 △△先生
      初めまして.龍谷大学 植村と申します.

    本文は手紙のつもりで書こう

      メールも,手紙の一種です.「拝啓」や「草々」などの形式は不要ですが,本文に用件を単語だけ貼り付けたりするのはやめましょう.ちゃんと,文章を書きましょう.

      例えば,「結果をレポートで送ってください」という課題の場合に,結果だけを本文に貼り付けて送ってくる学生がいます.読むほうの気持ちを考えていますか?

      それよりも,「レポートの結果を送ります.」の一言書くだけで,採点者側が嬉しくなります.

      4月1日の演習で出された課題をメールに添付致します.
      よろしくお願い致します.

    署名を作成しよう

      本文の最後は,署名で締めましょう.そういう形式のメールに見慣れていると,署名のないメールは中途半端に感じます.

      署名は,数行の複雑な様式でなくて結構です.区切り線と名前だけの簡単な形式で十分ですので,常に署名をつけるようにしましょう.

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      Wataru UEMURA
      Ryukoku University
      http://friede.elec.ryukoku.ac.jp/~wataru
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    一行の文字数

      携帯電話では,改行なしでつらつら書いても特に問題ありませんが,パソコンの場合は,だいたい半角80文字(全角40文字)までをめどに,改行を入れましょう.

      昔のシステムでは,一行がそれより長い場合を想定していなかかったりします.その名残といえばそれまでですが,そういうマナーを知っておきましょう.


    その他のマナー

      以上の項目を守れば,とりあえず,相手に失礼のないメールになります.まずは,このラインを守りましょう.

      以下は,その上で,実行すると,相手が幸せになれるマナーです.余裕があれば,試してみましょう.

      返信時は必要範囲の引用

        メーラの「返信」ボタンを押すと,引用符付きで相手の本文が作成されます.このとき,不要な部分は削るようにしましょう.

        例えば,「了解しました」って返事だけなのに,相手の本文すべてを引用する必要があるでしょうか.

      工事中

        気づいたことがあれば,追加していきます.


    おわりに

      さて,メールのマナーは身についたでしょうか.マナーが身につくと,今度は,他人のメールが気になるようになります.マナーのいいメールが届くと嬉しいものです.

      相手を幸せにできるメールを書きましょう.

 
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